U gaat verkopen aan een Belgische onderneming, bij haar kopen of met haar tekenen, en haar offerte of factuur vermeldt een btw-nummer dat met BE begint. De controle duurt twee minuten en vraagt twee gratis bronnen: het Belgische ondernemingsregister en de Europese dienst VIES. Deze gids legt uit hoe het nummer is opgebouwd, wat elke bron zegt — en wat niet — en welke signalen een vraag waard zijn voor u factureert of betaalt.
Stap voor stap: waar u kijkt, wat u leest
Het nummer lezen
Een Belgisch btw-nummer schrijft u als BE gevolgd door tien cijfers, bijvoorbeeld BE0123.456.789 of BE 0123 456 789: punten en spaties tellen niet. Het eerste cijfer is 0 of 1. De tien cijfers zijn het ondernemingsnummer van de vennootschap, de enige identificatie in alle Belgische registers — de tegenhanger van het Nederlandse KvK-nummer.
De laatste twee cijfers vormen een controlegetal: ze zijn gelijk aan 97 min de rest van de deling van de eerste acht cijfers door 97. Een nummer dat die test niet doorstaat, bevat een tikfout of is verzonnen. Een nummer dat hem wel doorstaat, heeft alleen de juiste vorm: het moet nog toebehoren aan de vennootschap waarmee u werkt.
De vennootschap achter het nummer vinden
Typ de tien cijfers in de openbare raadpleging van de KBO of in de ondernemingszoeker van Idonis. Vergelijk met uw document:
- De naam en de rechtsvorm — een handelsnaam of logo is geen vennootschap. De gids Belgische vennootschapsvormen uitgelegd zegt wat BV, NV of CV betekenen.
- De toestand: actief, of in vereffening, gerechtelijke reorganisatie of faillissement.
- De zetel, die moet overeenkomen met het adres op de factuur, of verklaard worden door een recente verhuizing.
- De btw-plicht: de openbare raadpleging vermeldt bij de hoedanigheden van de onderneming of ze onderworpen is aan btw, en sinds wanneer.
Op een fiche van Idonis toont het onderdeel Onderneming het ondernemingsnummer, het btw-nummer in zijn BE-vorm en de Peppol-inschrijving met de datum van vaststelling. De BE-vorm is alleen het formaat van het nummer: of de vennootschap btw-plichtig is, zeggen de KBO en VIES.
Het nummer controleren in VIES
De dienst VIES van de Europese Commissie bevraagt de Belgische belastingadministratie en beantwoordt één vraag: is dit btw-nummer vandaag geldig voor handel tussen EU-landen? Voor een Belgisch nummer toont het meestal ook de naam en het adres die de administratie kent. Geeft u uw eigen btw-nummer op als aanvrager, dan krijgt u een raadplegingsnummer: bewaar het, met de datum, als spoor van uw controle.
Vergelijk de naam die VIES toont met de naam op uw document. Een geldig nummer dat bij een andere vennootschap hoort, is een van de duidelijkste alarmsignalen.
Onthouden dat btw-plicht geen bestaan is
Elke Belgische vennootschap heeft een ondernemingsnummer; niet elke vennootschap heeft een actief btw-nummer. Het antwoord ongeldig in VIES betekent dus niet dat de vennootschap niet bestaat. Het kan gaan om:
- een vennootschap zonder belastbare activiteit: een holding die alleen deelnemingen aanhoudt, of een vzw zonder economische activiteit;
- een onderneming met activiteiten die vrijgesteld zijn van btw (bepaalde medische, onderwijs- of vastgoedverhuuractiviteiten);
- een kleine onderneming onder de vrijstellingsregeling, die zonder btw factureert en dat op de factuur vermeldt;
- een lid van een btw-eenheid: verbonden vennootschappen kunnen één belastingplichtige vormen, met een eigen btw-nummer dat verschilt van het ondernemingsnummer van elk lid;
- een vennootschap waarvan de btw-plicht nog niet actief is, of beëindigd — bijvoorbeeld na stopzetting van haar activiteit.
Omgekeerd geldt hetzelfde: een geldig nummer zegt niets over de financiële gezondheid van de vennootschap. Daarvoor leest u haar neergelegde jaarrekening — de gids Een Belgische onderneming controleren overloopt ze stap voor stap.
Het nummer op de factuur controleren
Een Belgische btw-factuur vermeldt onder meer de naam, het adres en het btw-nummer van de leverancier en, als de klant een onderneming is, het btw-nummer van de klant (koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992, art. 5). Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (art. 2:20) voegt daar voor elke vennootschap aan toe: haar naam, haar rechtsvorm, het adres van haar zetel, haar ondernemingsnummer en de vermelding RPR gevolgd door de rechtbank van haar zetel.
- Het btw-nummer en het ondernemingsnummer komen overeen: BE + dezelfde tien cijfers. De uitzondering is de btw-eenheid, met een ander nummer; de eenheid zelf staat in de KBO.
- Er wordt Belgische btw aangerekend, maar VIES noemt het nummer ongeldig: vraag het na voor u betaalt.
- U factureert vanuit een ander EU-land zonder btw aan een Belgische onderneming: haar geldig btw-nummer is een van de voorwaarden. Controleer het voor u factureert en bewaar het spoor van de VIES-raadpleging.
De Peppol-inschrijving controleren
Sinds 1 januari 2026 moeten btw-plichtige ondernemingen die in België gevestigd zijn elkaar
gestructureerde elektronische facturen sturen, in principe via het Peppol-netwerk
(FOD Financiën, e-facturatie). Leveranciers die niet in
België gevestigd zijn, vallen buiten die verplichting. De Peppol-identificatie van een Belgische onderneming is
meestal 0208 gevolgd door haar ondernemingsnummer: controleer ze met de
Peppol-ID-zoeker of in de Peppol Directory.
Peppol identificeert de afzender; het controleert de bankrekening op de factuur niet.
De alarmsignalen
Een factuur die u gaat betalen, verdient de volledige controle, bankrekening inbegrepen: zie Een leveranciersfactuur controleren.
Voor u een Belgische onderneming factureert of betaalt
- Het btw-nummer is BE + tien cijfers en het controlegetal klopt.
- De tien cijfers zijn een actief ondernemingsnummer in de KBO, onder dezelfde naam als op uw document.
- VIES noemt het vandaag geldig, onder dezelfde naam; raadplegingsnummer bewaard als u zonder btw verkoopt.
- Een antwoord ongeldig heeft een verklaring: geen belastbare activiteit, vrijstelling, btw-eenheid, einde van de btw-plicht.
- Peppol-identificatie gecontroleerd als u in België factureert of gefactureerd wordt.
- Elke nieuwe bankrekening telefonisch bevestigd, op een nummer dat u al kende.
De ratio's om de jaarrekening van een vennootschap te lezen, staan uitgelegd in de begrippenlijst.
Bronnen
- Europese Commissie, VIES, controle van het btw-nummer.
- FOD Economie, Kruispuntbank van Ondernemingen: openbare raadpleging.
- FOD Financiën, btw en e-facturatie; OpenPeppol, Peppol Directory.
- Koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992, art. 5 (vermeldingen op de btw-factuur) — Justel.
- Wetboek van vennootschappen en verenigingen, art. 2:20 — Justel.