Een leveranciersfactuur controleren: vermeldingen, ondernemingsnummer, IBAN

De verplichte vermeldingen: wat op de factuur moet staan

Drie teksten vullen elkaar aan. Voor de btw (koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992, art. 5): de datum en een volgnummer; naam, adres en btw-nummer van de leverancier; dezelfde gegevens voor u, de klant; de omschrijving en hoeveelheid van de goederen of diensten; de datum van de handeling als die verschilt van de factuurdatum; de maatstaf van heffing, het tarief en het btw-bedrag. Het Wetboek van economisch recht (art. III.25) legt het ondernemingsnummer op en het nummer van minstens één betaalrekening van de leverancier. Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (art. 2:20) voegt er voor een vennootschap aan toe: de naam, de rechtsvorm, het precieze adres van de zetel, de vermelding „RPR” gevolgd door de bevoegde rechtbank en, in voorkomend geval, dat ze in vereffening is.

Een ontbrekende vermelding bewijst geen fraude — veel facturen zijn gewoon slordig opgemaakt. Maar een factuur zonder ondernemingsnummer of rechtsvorm laat u niets om te controleren: vraag een correcte factuur voor u betaalt.

Bestaat het ondernemingsnummer, en is de onderneming actief?

Het ondernemingsnummer (tien cijfers, bijvoorbeeld 0123.456.789) raadpleegt u in de KBO. Drie vragen:

• Is de naam die van de factuur? Een handelsnaam of logo volstaat niet: de factuur moet uitgaan van de ingeschreven entiteit, met haar rechtsvorm.
• Is haar toestand „actief”? Een doorgehaalde vennootschap, of een in vereffening of faillissement, die factureert alsof er niets aan de hand is, verdient een telefoontje.
• Past haar activiteit bij wat ze u factureert? De geregistreerde activiteiten (NACE-codes) zijn niet limitatief, maar een groot verschil is een vraag waard.

Is het btw-nummer geldig?

Voor een Belgische onderneming is het btw-nummer „BE” gevolgd door het ondernemingsnummer. De dienst VIES toont of het geldig is op de dag van de raadpleging, en vaak ook de geregistreerde naam en het adres. Een btw-nummer dat niet overeenkomt met het ondernemingsnummer op dezelfde factuur, is een tegenstrijdigheid om uit te klaren.

Is het adres op de factuur dat van de zetel?

De factuur van een vennootschap moet haar zetel vermelden. Vergelijk die met de zetel in het register. Een verschil kan een eenvoudige uitleg hebben — een recente zetelverplaatsing, of het adres van een vestiging, beide zichtbaar in het register. Het kan ook wijzen op een factuur die met oude gegevens werd nagemaakt. Een zetelverplaatsing gevolgd door een wissel van zaakvoerder, alles binnen enkele weken, leest u met aandacht.

Legt de onderneming haar jaarrekening neer?

Een vennootschap die op papier bestaat maar nooit een jaarrekening neerlegde, of al jaren niet meer, kan factureren — maar dat is een reden te meer om de rest te controleren. Bij een leverancier aan wie u grote bedragen of voorschotten toevertrouwt, leest u ook de jaarrekening: liquide middelen, schulden op ten hoogste één jaar, vervallen RSZ-schulden. De gids Een leverancier controleren voor u een voorschot betaalt legt die lezing uit.