Eine Lieferantenrechnung prüfen: Angaben, Unternehmensnummer, IBAN

Die Pflichtangaben: was die Rechnung enthalten muss

Drei Texte ergänzen sich. Für die MwSt. (Königlicher Erlass Nr. 1 vom 29. Dezember 1992, Art. 5): das Datum und eine fortlaufende Nummer; Name, Anschrift und MwSt.-Nummer des Lieferanten; dieselben Angaben für Sie, den Kunden; Beschreibung und Menge der Waren oder Dienstleistungen; das Datum des Umsatzes, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht; die Besteuerungsgrundlage, der Steuersatz und der MwSt.-Betrag. Das Wirtschaftsgesetzbuch (Art. III.25) schreibt die Unternehmensnummer und die Nummer mindestens eines Zahlungskontos des Lieferanten vor. Das Gesetzbuch der Gesellschaften und Vereinigungen (Art. 2:20) fügt für eine Gesellschaft hinzu: die Bezeichnung, die Rechtsform, die genaue Anschrift des Sitzes, den Vermerk „RJP“, gefolgt vom zuständigen Gericht, und gegebenenfalls den Hinweis, dass sie sich in Liquidation befindet.

Eine fehlende Angabe ist kein Beweis für Betrug — viele Rechnungen sind einfach schlecht erstellt. Aber eine Rechnung ohne Unternehmensnummer und ohne Rechtsform lässt Ihnen nichts zu prüfen: Verlangen Sie eine korrekte, bevor Sie zahlen.

Existiert die Unternehmensnummer, und ist die Gesellschaft aktiv?

Die Unternehmensnummer (zehn Ziffern, zum Beispiel 0123.456.789) lässt sich im Register der ZDU abfragen. Drei Fragen:

• Ist die Bezeichnung die der Rechnung? Ein Handelsname oder ein Logo genügt nicht: Die Rechnung muss von der eingetragenen Einheit stammen, mit ihrer Rechtsform.
• Ist ihre Rechtslage „aktiv“? Eine gestrichene Gesellschaft, eine in Liquidation oder im Konkurs, die weiter Rechnungen stellt, als wäre nichts gewesen, verdient einen Anruf.
• Entspricht ihre Tätigkeit dem, was sie Ihnen in Rechnung stellt? Die eingetragenen Tätigkeiten (NACE-Codes) sind nicht abschließend, aber eine große Abweichung ist eine Frage wert.

Ist die MwSt.-Nummer gültig?

Bei einem belgischen Unternehmen ist die MwSt.-Nummer „BE“, gefolgt von der Unternehmensnummer. Der Dienst VIES zeigt an, ob sie zum Zeitpunkt der Abfrage gültig ist, und zeigt oft den eingetragenen Namen und die Anschrift an. Eine MwSt.-Nummer, die nicht mit der Unternehmensnummer derselben Rechnung übereinstimmt, ist eine Unstimmigkeit, die aufzuklären ist.

Ist die Anschrift auf der Rechnung die des Sitzes?

Die Rechnung einer Gesellschaft muss ihren Sitz angeben. Vergleichen Sie ihn mit dem im Register. Ein Unterschied kann eine einfache Erklärung haben — eine kürzliche Sitzverlegung oder die Anschrift einer Niederlassung, im Register sichtbar. Er kann auch auf eine Rechnung hinweisen, die anhand alter Informationen erstellt wurde. Eine Sitzverlegung, gefolgt von einem Wechsel des Geschäftsführers, alles innerhalb weniger Wochen, liest man aufmerksam.

Hinterlegt die Gesellschaft ihren Jahresabschluss?

Eine Gesellschaft, die auf dem Papier existiert, aber nie einen Jahresabschluss hinterlegt hat, oder seit Jahren nicht mehr, kann Rechnungen stellen — aber das ist ein Grund mehr, den Rest zu prüfen. Bei einem Lieferanten, dem Sie hohe Beträge oder Anzahlungen anvertrauen, lesen Sie auch seinen Jahresabschluss: liquide Mittel, Verbindlichkeiten bis zu einem Jahr, fällige LSS-Schulden. Der Leitfaden Einen Lieferanten vor einer Anzahlung prüfen erläutert diese Lektüre im Einzelnen.